Conozca los tres tipos de sistemas de administración de documentos (en papel, en medios mixtos y electrónicos) y descubra cuál es el mejor para su organización.
29 de diciembre de 2020
Puntos destacados del artículo
¿Qué es un sistema de gestión documental?
Cómo funciona un sistema de gestión de documentos en papel
Cómo funciona un sistema de gestión de documentos de medios mixtos
Cómo funciona un sistema de gestión de documentos electrónicos
Si alguna vez miró una habitación llena de archivadores y se preguntó cómo encontrar una carpeta en particular o una sola hoja de papel, conoce las frustraciones de todos los trabajadores de oficina durante los últimos 100 años. Y sabe por qué los sistemas de gestión de documentos digitales se han convertido en una parte tan integral de la vida de la oficina del siglo XXI.
Si alguna vez tuvo que lidiar con (es decir, imprimir, archivar, conservar, referenciar) formularios, informes, resúmenes, liberaciones, cotizaciones o listas de empaque, sabe lo difícil que puede ser almacenar todo ese papeleo.
Los archivadores son voluminosos y ocupan mucho espacio. Y son un recurso finito, lo que significa que eventualmente necesitará agregar más para poder almacenar más papel. En última instancia, podría tener suficiente papel para que no haya más espacio en su oficina para más archivadores, por lo que empaqueta sus carpetas más antiguas y paga el espacio del almacén para almacenarlas todas. Y si la suya es una empresa antigua o una empresa grande, pueden ser muchas cajas... todo para almacenar documentos que podría necesitar pero que probablemente no necesite. El almacenamiento puede costar miles de dólares al mes.
Pero un sistema de administración de documentos digitales puede agilizar su operación de administración de archivos, eliminar la necesidad de archivos en papel y archivadores, y hacer que recuperarlos sea tan simple como una búsqueda rápida en línea. Los documentos son más fáciles de encontrar, el almacenamiento se mide en gigabytes, no en pies cuadrados, y los costos son una fracción del almacenamiento en papel tradicional.
En este artículo, exploraremos qué es un sistema de gestión de documentos, diferentes tipos de sistemas y por qué un sistema de gestión de documentos electrónicos es su mejor opción.
¿Qué es un sistema de gestión documental?
En su forma más básica, un sistema de gestión de documentos es la forma en que realiza un seguimiento de todos sus informes y archivos. Una organización de ventas podría mantener todas las cotizaciones, listas de empaque y facturas en carpetas de proyectos u organizarlas en carpetas por fecha. Una oficina de seguridad pública podría almacenar todas sus políticas, memorandos, citaciones, BOLO, registros y otros documentos por fecha y recinto. Una oficina de abogados puede organizar notas de casos, citaciones, registros de facturación y transcripciones por abogado, fecha o caso.
Ha habido muchas estadísticas utilizadas por los defensores de la gestión de documentos a lo largo de los años ( aunque la fuente original de 1998 de estos datos puede ser algo apócrifa ) que nos dicen que el documento promedio se copia 19 veces y que las empresas gastan $ 20 en mano de obra para archivar un documento. , $120 para encontrar un documento mal archivado y $220 para reproducir un documento perdido. O que el 7,5 % de todos los documentos se pierda y el 3 % del resto se archive mal.
Ya sea que estos números sean realmente precisos o no, creemos que la tendencia más amplia del dolor y los costos de los documentos perdidos son un problema para las organizaciones. Y que un sistema de gestión de documentos digitales puede ahorrarle muchos dolores de cabeza y dinero.
Así que echemos un vistazo a los tres tipos de sistemas de gestión de documentos.
Sistema de gestión de documentos en papel
Describimos esto en la introducción: Los formularios van a las carpetas de archivos. Los archivos van en carpetas colgantes. Las carpetas colgantes van a los cajones. Los cajones van a los archivadores. Los archivadores se colocan en cualquier espacio vacío que puedas encontrar. Eventualmente, los archivos van a las cajas y las cajas van a los almacenes.
El problema es que todo tiene un costo. El papel es relativamente económico, aunque las cajas de papel son voluminosas y pesadas. La tinta de la impresora cuesta $12,000 por galón . Los archivadores cuestan unos cientos de dólares. Y probablemente sepa cuánto cuesta su espacio de oficina por pie cuadrado por mes. Siempre puedes guardar cosas en carpetas en estanterías, pero eso también cuesta dinero.
En general, la impresión y el almacenamiento pueden costar a las organizaciones decenas de miles de dólares al año.
También hay problemas de confidencialidad y seguridad. Un archivo en papel nunca será 100% seguro, lo cual es un problema para cuestiones como HIPAA, información privilegiada o información de propiedad.
¿El beneficio de un sistema de gestión de documentos en papel? Aparte de mantener a flote las industrias de suministros de oficina y muebles? No mucho.
Sistema de gestión de documentos de medios mixtos
Los medios mixtos son una combinación de formularios y archivos en papel y digitales. Si alguna vez recibió un PDF y se le pidió que lo imprimiera, firmara, escaneara y devolviera, ha experimentado documentos de medios mixtos.
La mayoría de los documentos aún se administran y almacenan en papel, pero se pueden compartir digitalmente. Esta es una solución de finales del siglo XX y principios de la década de 2000 y no ahorra mucho tiempo ni dinero.
Por ejemplo, la mayoría de los usuarios de medios mixtos siguen imprimiendo documentos, obteniendo firmas impresas, que luego se escanean y almacenan digitalmente. Pero las copias físicas a menudo aún se conservan, lo que casi hace innecesaria la parte digital.
Sistema de gestión de documentos digitales
Los sistemas básicos de administración de documentos electrónicos le permiten prescindir completamente del papel y cargar todos sus documentos en una unidad compartida en línea como Google Drive, Box, Microsoft OneDrive, DocuWare y Bynder. Estas son herramientas útiles si tiene una pequeña empresa y puede crear su propio sistema de archivo.
El beneficio de una unidad en la nube compartida es que puede nombrar los documentos como desee, colocar el mismo documento en varias carpetas (en lugar de crear varias copias) y buscar nombres de archivos o incluso frases únicas dentro de un documento. Y estas son opciones de gestión de almacenamiento gratuitas o muy económicas. Sin duda, mucho más barato que los sistemas de gestión en papel que pueden costarle miles de dólares al año.
Sin embargo, no puede actualizar documentos y hacer que esos cambios se sincronicen a través de varios documentos. No puede notificar automáticamente a las personas sobre esas actualizaciones. Y no puede hacer que la gente firme documentos y luego rastree esas firmas. También hay algunos problemas de seguridad, y es posible actualizar documentos sin darse cuenta y crear duplicados innecesarios, lo que puede generar mucha confusión.
Si necesita actualizar regularmente los manuales de políticas y procedimientos o vincularlos a su proceso de acreditación, no podrá hacerlo en estos sistemas de administración de documentos digitales en particular . Para eso, necesitas algo más robusto.
Ahí es cuando necesita sistemas de administración de documentos de nivel empresarial como Navex, Lexipol y PowerDMS. Estos están orientados a los manuales de políticas y procedimientos y lo ayudan a lograr y mantener la acreditación. Ofrecen almacenamiento centralizado, acceso remoto, flujos de trabajo automatizados y seguimiento de documentos. Pero también hay algunas desventajas.
Por ejemplo, PolicyTech de Navex puede ser engorroso y difícil de usar. Y no puede guardar una copia de un documento en varias carpetas; tienes que crear nuevas copias cada vez.
Lexipol es una solución de gestión de riesgos y proveedor de contenido que actualiza sus políticas específicas del estado a través de expertos en la materia. Pero no es ideal para la gestión de documentos (por ejemplo, citaciones, BOLO, memorandos, etc.) y no puede realizar pruebas personalizadas ni foros de discusión.
Ni Navex ni Lexipol crean una conexión viva entre sus políticas, capacitación y acreditación, lo que significa que no puede asignar fácilmente sus políticas a los estándares dentro del software.
Algunas soluciones, como PowerDMS, van un paso más allá que otras. PowerDMS es el único sistema de gestión de documentos digitales que crea una conexión viva entre sus políticas y la acreditación , lo que le permite asignar sus políticas y pruebas a los estándares para demostrar el cumplimiento. Incluso puede darle a su asesor/supervisor acceso anticipado a su información antes de que lleguen al sitio. Un sistema de gestión de documentos digitales es ideal para cualquier organización que necesite realizar un seguimiento de varios documentos, especialmente si tienen que acceder a documentos más antiguos, a los que se puede acceder de forma remota desde cualquier parte del mundo. Puede obtener más información sobre las 7 mejores herramientas de gestión de políticas y cómo elegir el software de gestión de políticas y documentos adecuado en nuestro sitio web.