Un sistema de administración de documentos (DMS) se define como un sistema utilizado para crear, almacenar, administrar y rastrear documentos electrónicos e imágenes de documentos en papel a través de software. Se puede emplear un DMS para capturar, distribuir y rastrear documentos. También se puede utilizar para administrar flujos de trabajo de canales, sistemas de salida y sistemas de recuperación de información. Este artículo enumera los 10 mejores sistemas de gestión de documentos en 2021.
Tabla de contenido
¿Qué es un sistema de gestión de documentos? El sistema de administración de documentos (DMS) es un sistema que se utiliza para crear, almacenar, administrar y rastrear documentos electrónicos e imágenes de documentos en papel a través de software. DMS comenzó como una forma de convertir documentos en papel en documentos digitales. Por lo tanto, a veces se hace referencia al DMS como un archivador electrónico. Un DMS puede tener un impacto significativo en la forma en que funciona su negocio. Le da más tiempo para concentrarse en las áreas urgentes de su negocio, ya que hace que capturar, digitalizar y etiquetar documentos sea rápido y fácil. Un buen DMS brinda valiosos beneficios junto con la administración automatizada de documentos , como mayor seguridad, colaboración y cumplimiento normativo automatizado. Por lo tanto, al decidir qué servicio de DMS es adecuado para usted, concéntrese tanto en las funciones que necesita ahora como en las que puede necesitar a medida que su negocio crezca.
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Funciones clave imprescindibles del software de gestión de documentos
Si bien cada empresa necesita administrar sus documentos de manera diferente, existen características clave que todo sistema de administración de documentos debe tener.
1. Funciones de seguridad como restricciones de acceso personalizables
Con cualquier DMS, la capacidad de personalizar los permisos de acceso es una parte integral de la protección de sus datos . Al controlar el acceso, también tiene una gama más amplia de opciones en la forma en que colabora y usa su DMS. Puede establecer permisos únicos para diferentes personas, departamentos, equipos e incluso acceso de proveedores o clientes a archivos particulares.
Sin esta flexibilidad, su DMS es mucho más limitado y es posible que no tenga mucho valor más allá de algunos casos de uso de pequeñas empresas. Sin embargo, empresas de todos los tamaños e industrias pueden aprovechar los permisos de acceso. Es por eso que la funcionalidad de restricción de acceso es imprescindible para cualquier DMS.
2. Capacidad para almacenar varios tipos de archivos
Las empresas utilizan una variedad de archivos diferentes, por lo que los sistemas de administración de documentos deben tener la flexibilidad para acomodar varios tipos de archivos en el almacenamiento . Si su DMS solo admite una pequeña cantidad de tipos de archivos, es posible que necesite más de un DMS, lo que podría crear más trabajo para su equipo y duplicar los sistemas de información de su empresa. En general, cuanto más pueda hacer un solo sistema, mejor: puede poner esa flexibilidad para optimizar sus procesos comerciales.
3. Funciones de búsqueda para una ubicación rápida y acceso a archivos importantes
Su DMS está destinado a mejorar su uso y acceso a los documentos . Sin la capacidad de buscar sus archivos, es posible que no pueda acceder a los documentos importantes que necesita. Los diferentes sistemas de gestión de documentos ofrecen diferentes opciones de búsqueda. El DMS que elija puede depender de qué opciones de búsqueda sean las más beneficiosas para su caso de uso específico.
4. Historial de documentos para auditoría y seguimiento.
Al realizar un seguimiento de los cambios de sus documentos y auditarlos, puede administrar sus documentos de manera más efectiva y asegurarse de que solo se realicen cambios autorizados en sus archivos. Esto ayuda con el cumplimiento de los documentos, ya que sus normas internas o reglamentarias requieren que realice una auditoría cuidadosa. Por lo tanto, es esencial un DMS que incluya funciones de auditoría y seguimiento.
5. Control de versiones de documentos y almacenamiento de copias de seguridad
Su DMS debe proporcionarle un registro en papel a través de los cambios registrados, lo que le permite volver a las versiones anteriores y ver de un vistazo quién ha realizado ajustes en estos archivos a lo largo del tiempo. En caso de pérdida de datos o interrupción significativa , debe estar disponible una copia de respaldo.
6. Facilidad de uso
Finalmente, su DMS debe ser lo suficientemente fácil como para confiar en él de manera constante y capacitar a su equipo para usarlo. Si su sistema es demasiado complejo, corre el riesgo de que su organización no adopte completamente el DMS.
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Los 10 mejores sistemas de gestión de documentos en 2021
Ordenar filas de archivadores se está convirtiendo en algo del pasado a medida que más y más organizaciones y empresas recurren a soluciones digitales para sus procesos cotidianos. Con miles de soluciones para elegir, puede ser difícil saber cuál es la mejor para su negocio. A continuación se muestran los 10 mejores sistemas de software de gestión de documentos en 2021.
Descargo de responsabilidad: estos listados se basan en información disponible públicamente e incluyen sitios web de proveedores que venden a medianas y grandes empresas. Se recomienda a los lectores que realicen su propia investigación final para garantizar la mejor opción para sus necesidades organizativas únicas.
1.DocuWare_ _
Descripción general : DocuWare, fundado en 1988, es uno de los principales software de gestión de contenido y documentos (a partir de 2021). Está disponible en 16 idiomas y es utilizado por importantes empresas como IKEA y Sony.
Destinado a : DocuWare proporciona gestión de documentos digitales y soluciones de flujo de trabajo automatizado. Es mejor para organizaciones de cualquier tamaño y en todas las principales industrias, desde la fabricación y el comercio minorista hasta la atención médica y el gobierno.
Características clave :
Funciona en escritorios de Windows, navegadores web o aplicaciones móviles iOS/Android.
Ofrece capacitación en persona y de forma remota, con atención al cliente disponible durante el horario comercial habitual.
Proporciona herramientas de colaboración, seguimiento de cumplimiento y firma electrónica.
Ofrece funciones para archivar, ensamblar, indexar y retener documentos.
Ofrece reconocimiento óptico de caracteres (OCR), recuperación de archivos, control de versiones y acceso sin conexión.
Permite la integración con más de 500 aplicaciones diferentes.
Ventajas : la interfaz de usuario es agradable a la vista, intuitiva y fácil de usar. La herramienta tiene una funcionalidad efectiva de arrastrar y soltar, y los usuarios pueden realizar múltiples tareas en múltiples documentos sin salir de la consola principal.
Calificación : 4.4 de 5 en G2.
Precio : DocuWare ofrece una prueba gratuita. Su plan básico proporciona a cuatro usuarios 20 GB de almacenamiento por $300 al mes.
Comentarios editoriales : DocuWare tiene una herramienta de administración increíble, que le permite crear múltiples perfiles de acceso, con reglas para ver y escribir. Le permite crear varias bandejas de archivos para la separación y organización, entre otras características. Sin embargo, el soporte deja algo que desear. A veces, el propio soporte de DocuWare tarda mucho en responder a preguntas sencillas.
2. Negocio de Dropbox
Descripción general : Dropbox es una plataforma de colaboración y almacenamiento de archivos basada en la nube diseñada para el espacio de trabajo moderno para reducir el trabajo pesado para que pueda concentrarse en las cosas que importan. Dropbox Business ayuda a que tu empresa crezca sin límites mientras mantienes un control total sobre la información importante de la empresa y la actividad de los usuarios.
Destinado a : Dropbox Business es más adecuado para la colaboración entre un equipo de usuarios.
Características clave :
Funciona en computadoras de escritorio Windows/Mac, así como en navegadores web, iOS y aplicaciones de Android.
Brinda capacitación en vivo con soporte 24/7 con representantes en vivo.
Ofrece herramientas de colaboración, firma electrónica, control de versiones y seguimiento de cumplimiento.
Ofrece funciones para archivar, ensamblar, indexar y retener documentos.
Ofrece recuperación de archivos, conversión de tipos de archivos, acceso sin conexión.
Habilita la administración con la gestión de usuarios y funciones.
Pros : Dropbox Business proporciona una buena cantidad de espacio de almacenamiento para una entidad comercial. Es una gran herramienta de colaboración para nuestro equipo. Trabajar en proyectos comunes, revisar documentos y crear copias de seguridad del sistema se puede hacer con facilidad.
Calificación: 4.3 de 5 en G2.
Precio : una prueba gratuita está disponible. El plan Estándar cuesta $12.50 por mes por usuario (a partir de cinco usuarios). Para obtener acceso completo a funciones más sofisticadas y almacenamiento ilimitado, compre el plan Avanzado a $20 por mes por usuario.
Comentarios editoriales : la exportación de documentos puede ser un desafío ya que la herramienta tiene un retraso significativo. Dropbox Business puede beneficiarse de cargar y descargar un documento pesado más rápido.
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3. Gabinete de archivos electrónicos
Descripción general : eFileCabinet proporciona a las empresas organización inteligente, automatización del flujo de trabajo , uso compartido seguro de archivos y solicitudes de firma electrónica, todo en una plataforma.
Destinado a : esta herramienta es ideal para la gestión de contenido de empresas de todos los tamaños en todas las industrias, incluidas contabilidad, construcción, bienes raíces, manufactura y atención médica.
Características clave :
Ofrece una plataforma basada en la nube y local.
Funciona en aplicaciones móviles Mac y Windows, iOS y Android.
Proporciona funciones para administrar flujos de trabajo, OCR, uso compartido seguro de archivos, importación de correo electrónico y firma electrónica.
Permite la conversión de tipos de archivos, el control de versiones, la recuperación de archivos y el archivado de documentos.
Ofrece capacitación en persona y remota junto con soporte 24/7.
Ventajas : ofrece opciones locales y en la nube, lo que brinda a los clientes la flexibilidad de elegir el mejor plan para su negocio.
Calificación : 4.4 de 5 en G2.
Precio : eFileCabinet ofrece tres niveles de suscripción:
Ventaja: el nivel de Ventaja tiene un precio de $55 por usuario por mes (facturado anualmente). Requiere un mínimo de tres usuarios.
Business: el nivel Business cuesta $99 por usuario al mes (facturado anualmente).
Ilimitado: el nivel ilimitado cuesta $ 199 por usuario por mes (facturado anualmente).
Comentarios editoriales : un punto débil potencial podría ser el hecho de que eFileCabinet no tiene un ensamblaje de documentos automatizado.
4. Google Drive
Descripción general : Google Drive es un DMS basado en la nube al que puede acceder cualquier persona con una cuenta de Google. Puede almacenar, sincronizar y compartir archivos fácilmente.
Destinado a : esta herramienta es más adecuada para equipos que trabajan en colaboración en proyectos en tiempo real. Las funciones de compartición y edición en tiempo real de Google Drive llevan la colaboración profesional al siguiente nivel.
Características clave :
Proporciona un amplio almacenamiento para muchos tipos de archivos.
Permite la integración con otros productos de Google y aplicaciones y archivos externos.
Ofrece la función de búsqueda para encontrar documentos por tipo de archivo o por nombre.
Permite la conversión de archivos, el historial de edición de archivos, la copia de seguridad de documentos en la nube para una fácil sincronización entre dispositivos y una fácil recuperación.
Ofrece compartir archivos fácilmente con miembros externos mediante el uso compartido de Me gusta y el correo electrónico.
Ofrece capacidades fuera de línea para archivos y cuentas seleccionados.
Pros : debido a su interfaz de usuario intuitiva, Google Drive lo supera en lo que respecta a la usabilidad. Su eficiente motor de búsqueda incorporado es un punto destacado, ya que permite a los usuarios buscar archivos por tipo y propietario.
Calificación : 4.7 de 5 en G2.
Precio : gratis, los usuarios individuales reciben 15 GB de almacenamiento y pueden pagar por más almacenamiento (facturado por mes). Las suscripciones de GSuite incluyen 30 GB con el plan básico a $6 por usuario por mes para aquellos que buscan implementarlo en un entorno empresarial. El plan Business, que es el más popular, ofrece almacenamiento ilimitado en la nube por $12 por usuario al mes. Para conocer las opciones de precios completas, consulte el sitio web de Google .
Comentarios editoriales : la característica más destacada de Google Drive es su facilidad de uso. Es muy simple resolver todo con toneladas de atención al cliente. Sin embargo, un área de mejora es la categorización y clasificación de documentos y carpetas.
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5. Ficha láser
Descripción general : Laserfiche proporciona administración inteligente de documentos y automatización de procesos comerciales . Elimina los procesos manuales y automatiza las tareas repetitivas, acelerando la forma en que se realizan los negocios mediante el empleo de potentes flujos de trabajo, formularios electrónicos, gestión de documentos y análisis.
Destinado a : la plataforma Laserfiche es adecuada para la administración de contenido de empresas de todos los tamaños en industrias como contabilidad, construcción, educación, bienes raíces, manufactura y atención médica.
Características clave :
Funciona en aplicaciones de Windows, iOS/Android y acceso basado en web.
Ofrece herramientas de colaboración, firma electrónica y seguimiento de cumplimiento.
Ofrece funciones para archivar, indexar, retener, controlar versiones y acceder sin conexión a documentos
Ofrece recuperación de archivos y conversión de tipos de archivos.
Proporciona funciones de gestión de procesos empresariales, gestión de flujos de trabajo y gestión de contenido empresarial .
Pros : Laserfiche aumenta la eficiencia con la automatización, optimizando el proceso de solicitud, simplificando la gestión de casos y eliminando el papeleo para la incorporación de empleados. Laserfiche facilita la creación, el almacenamiento y el envío de documentos digitales dentro de la empresa, lo que acelera la correspondencia y facilita la toma de decisiones basadas en datos, ya que toda la información se encuentra en un solo lugar.
Calificación : 4.6 de 5 en G2.
Precio : el producto utiliza un modelo basado en suscripción por $ 50 por mes.
Comentarios editoriales : Laserfiche parece más costoso que otras soluciones y no proporciona ensamblaje de documentos
6. DOC lógico
Descripción general : LogicalDOC tiene como objetivo ayudar a las organizaciones a obtener control sobre la gestión de documentos centrándose en la recuperación rápida de documentos y la automatización de procesos comerciales.
Destinado a : gracias a su flexibilidad, LogicalDOC puede adaptarse a diversas necesidades y es más adecuado para organizaciones pequeñas, medianas y grandes, incluidos bancos, atención médica, industrias mecánicas y municipios medianos.
Características clave :
Funciona en navegadores web, iOS y Android App con una interfaz multilingüe.
Proporciona indexación de texto completo multilingüe, control de versiones, protección de documentos con contraseña .
Permite la búsqueda de documentos, la función de entrada/salida, anotaciones, mensajería interna y uso compartido de correo electrónico.
Habilita modificaciones bajo funciones específicas.
Ventajas : LogicalDOC es una herramienta muy intuitiva para planificar, ejecutar y gestionar proyectos empresariales.
Calificación : 3.5 de 5 en G2.
Precio : LogicalDOC Community es un software gratuito de código abierto. Hay paquetes más grandes disponibles con consulta. Consulte el sitio web de LogicalDOC para obtener más información.
Comentarios editoriales : el software gratuito de código abierto, si bien es una opción rentable, carece de algunas características de seguridad y recuperación de documentos. Estos están disponibles con licencias pagas.
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7. Archivos M
Descripción general : M-Files proporciona una plataforma de administración de información inteligente de próxima generación que mejora el rendimiento comercial al ayudar a las personas a encontrar y usar la información de manera más efectiva. A diferencia de los sistemas tradicionales de administración de contenido empresarial (ECM) o las plataformas de servicios de contenido, M-Files unifica los sistemas, los datos y el contenido en toda la organización sin alterar los sistemas y procesos existentes ni requerir la migración de datos.
Destinado a : M-Files es adecuado para pequeñas y medianas empresas que se basan en gran medida en los procesos basados en papel. Su embalaje es único. Los clientes pueden elegir qué funciones desean y pueden optar por no recibir otras, lo que lo hace flexible y rentable.
Características clave :
Permite la personalización con otras funciones disponibles para la compra y la agrupación.
Ofrece acceso sin conexión, recuperación de archivos, conversión de tipos de archivos, control de versiones.
Proporciona funciones de OCR para capacidades de búsqueda más completas.
Ofrece herramientas de colaboración, flujo de trabajo automatizado, seguimiento de cumplimiento, firma electrónica.
Ofrece funciones para archivar, ensamblar, indexar y retener documentos.
Proporciona herramientas de permisos de acceso y control .
Pros : M-Files es muy seguro y ofrece suficiente almacenamiento en la nube. Acceder al contenido entre dispositivos es fácil. Permite una fácil recuperación de contenido mediante el uso de la función de búsqueda. Además, compartir archivos en todo el equipo también es fácil, especialmente cuando trabajan juntos en el mismo proyecto.
Calificación : 4.3 de 5 en G2.
Precio : M-files ofrece una prueba gratuita. El costo después de la prueba gratuita depende de las funciones que necesita y la cantidad de usuarios, ya que M-Files se enfoca en brindarle las funciones exactas que necesita.
Comentarios editoriales : cuesta un poco acostumbrarse a la interfaz de usuario, la función de entrada/salida requiere tareas y recordatorios adicionales, y las licencias pueden volverse más complicadas con grupos más grandes.
8. Solo Oficina
Descripción general : OnlyOffice es una suite de software de oficina y DMS desarrollado por Ascensio Systems SIA. Ofreciendo una suite de edición 3 en 1, los revisores han llamado a este software "La aplicación TheSwissArmy para el universo de Microsoft".
Destinado a : OnlyOffice proporciona una plataforma para la gestión de documentos más adecuada para múltiples organizaciones educativas (escuelas, institutos de educación superior), pequeñas y medianas empresas, empresas y organizaciones gubernamentales.
Características clave :
Ofrece herramientas de colaboración, firma electrónica, archivo de documentos, control de versiones, recuperación de archivos, conversión de tipos de archivos, OCR, ensamblaje de documentos.
Proporciona herramientas de gestión de proyectos, chats de equipo, uso compartido de archivos y herramientas de presentación.
Funciona en la versión de escritorio para aplicaciones de Windows, iOS y Android. Se puede acceder a través de un navegador web.
Ofrece capacitación a través de llamadas en vivo en línea.
Pros : OnlyOffice tiene una integración de escritorio perfecta. Se ejecuta en Linux, Mac OS y teléfonos inteligentes con Windows y en la nube, como ningún otro software en el mercado.
Calificación : 4.3 de 5 en G2.
Precio : actualmente se ofrece una prueba gratuita de 180 días de su servicio basado en la nube. El precio varía según la edición que elijas. La edición basada en la nube puede costar tan solo $ 3 por mes por usuario cuando se compra con una suscripción de 3 años. Otras ediciones que se ofrecen son Enterprise, Integration y Developer.
Comentarios editoriales : OnlyOffice carece de seguimiento de cumplimiento, acceso sin conexión e indexación de documentos.
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9. SharePoint
Descripción general : la solución de administración de documentos de Microsoft se presentó inicialmente en 2003. Con cada actualización, se logró una mejor integración con los demás productos de Microsoft, lo que convirtió a SharePoint en uno de los DMS más utilizados.
Diseñado para : combinado con su capacidad para listas e integración en todo el ecosistema de productos de Microsoft, SharePoint es más adecuado para que las grandes organizaciones segmenten sus políticas y controles de acceso.
Características clave :
SharePoint es muy personalizable. Casi el 65% de los usuarios eligen agregar funciones personalizadas.
Permite el intercambio externo de archivos.
Ofrece administración de contenido mediante bibliotecas, listas, metadatos, administración de registros y políticas de retención.
Proporciona funciones de búsqueda para encontrar archivos y contactos.
Los sitios de grupo proporcionan espacio para que grupos predeterminados de usuarios colaboren. También hay subsitios personalizables.
Automatiza los procesos comerciales mediante la creación de alertas y flujos de trabajo.
Pros : la herramienta es fácil de usar, configurar e implementar, garantiza la seguridad de los datos y permite el acceso basado en funciones a los sitios de SharePoint.
Calificación : 4.0 de 5 en G2.
Precio : SharePoint no ofrece una prueba gratuita, pero SharePoint Online Plan One comienza en $5 por usuario por mes. El paquete más grande, Office 365 E3, cuesta $20 al mes por usuario. Para obtener información completa sobre precios, consulte el sitio web de la empresa .
Comentarios editoriales : la transición a SharePoint lleva mucho tiempo, y a menudo las grandes empresas tardan de 3 a 5 años antes de adoptarlo por completo. Los usuarios también han notado la dificultad de manejo de SharePoint en sus funciones diarias.
10. Ventaja VIENA
Descripción general : Fundada en Alemania en 2005, VIENNA Advantage se enorgullece de ser el primer DMS que se integra de forma segura con las soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP) y gestión de relaciones con los clientes (CRM).
Destinado a : VIENNA Advantage es la opción correcta para empresas medianas y grandes que buscan un producto DMS confiable, escalable, rentable y bien respaldado junto con la integración de ERP y CRM.
Características clave :
Proporciona opciones basadas en la nube y locales.
Ofrece cifrado de alta seguridad, firma electrónica y control de versiones.
Brinda servicio al cliente las 24 horas de representantes en vivo.
Ofrece indexación y OCR.
Automatiza la gestión del flujo de trabajo .
Habilita la personalización.
Ventajas : el producto proporciona planificación de recursos empresariales, sistema de gestión de documentos y gestión de relaciones con los clientes, todo en una sola aplicación. Calificación : 4.3 de 5 en G2. Precio : la edición comunitaria es de código abierto y gratuita. Los paquetes más grandes están disponibles con una consulta con un representante de VIENNA Advantage.