La mayoría de los sistemas de gestión de documentos pueden considerarse sistemas de gestión de registros, pero no todos. Por lo tanto, un DMS robusto puede configurar su organización para el éxito. Siga leyendo para ver por qué conocer la diferencia entre los conceptos básicos de la gestión de documentos y registros puede ayudarlo a tomar la decisión correcta al elegir el software para su organización.
A continuación se encuentran las definiciones de cada término, seguidas de las tres características clave que distinguen estas prácticas entre sí.
¿Qué es el sistema de gestión de documentos?
Un sistema de gestión de documentos implica la captura, el almacenamiento, la modificación y el intercambio de archivos físicos dentro de una organización.
En términos generales, practicar la gestión de documentos ofrece oportunidades para:
Reduzca los documentos perdidos y mal archivados.
Proporcione una búsqueda y recuperación de documentos más rápida.
Ayude a organizar mejor los documentos existentes.
Mejorar los procesos de negocio y la eficiencia organizativa.
Reduzca la cantidad de espacio físico utilizado para almacenar documentos, como archivadores, cajas y estanterías.
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¿Qué es un sistema de gestión de registros?
Los sistemas de gestión de registros establecen políticas y estándares para mantener diversos tipos de registros. Algunos, pero no todos, los documentos dentro de una organización se convierten en registros.
La gestión de registros se puede considerar como un subconjunto de la gestión de documentos que también puede reforzar los esfuerzos para:
Distinguir el contenido que no es de registro de los registros.
Aplicar los períodos de retención requeridos a los registros.
Identificar a los propietarios de los registros.
Determine que exista una cadena de custodia y una pista de auditoría adecuada para cada registro.
Asistir en problemas de descubrimiento electrónico y aplicar retenciones legales a los registros cuando sea necesario.
Gestionar la disposición adecuada y oportuna de los registros.
Desarrollar y administrar políticas y procedimientos de registros para registros electrónicos o en papel.
Preservar los registros a lo largo de su ciclo de vida.
¿Quieres profundizar más? Obtenga más información sobre la gestión de registros aquí . ¿Qué hace que los sistemas de gestión de documentos y registros sean diferentes? Aunque puede utilizar el mismo sistema para la gestión de documentos y la gestión de registros, estos tipos de contenido se gestionan de forma diferente. Estas diferencias en las prácticas de gestión incluyen: la meta o el propósito de cada práctica, la información o el contenido involucrado en cada práctica, la metodología o la forma en que se realiza cada práctica. 1. Meta El objetivo de la gestión documental es la eficiencia. Aprobar documentos más rápido, reducir la entrada manual de datos y automatizar tareas recurrentes son algunas de las muchas funciones de la gestión de documentos que trabajan para lograr este objetivo. El objetivo de la gestión de registros es el cumplimiento. Un sistema de gestión de registros bien mantenido ayuda a las organizaciones a evitar sanciones cuando son auditadas por reguladores, auditores y otros órganos de gobierno. La gestión de documentos y la gestión de registros comparten un objetivo común de continuidad empresarial . Las deficiencias en cualquiera pueden contribuir a los desafíos de toda la organización. Sin embargo, cuando tanto la gestión de documentos como la de registros trabajan hacia sus objetivos (eficiencia y cumplimiento), la capacidad de recuperación de la organización está mejor a su alcance. 2. Información La información de la gestión documental se compone de contenido transitorio. Las facturas se firman y luego se envían al siguiente aprobador, los borradores más antiguos se descartan por los revisados, los formularios pasan del remitente al revisor y así sucesivamente. La información de gestión de registros se compone de contenido histórico. El estado de un documento está determinado por diferentes fases del ciclo de vida de los registros , como se muestra a continuación: Diferentes fases del ciclo de vida de los registros 3. Metodología La metodología de la gestión documental está basada en el contenido. Como se mencionó anteriormente, el contenido es el catalizador de toda la actividad relacionada con los documentos. Por lo tanto, los repositorios de documentos generalmente se organizan teniendo en cuenta las necesidades de los usuarios generales: encontrar documentos por palabra clave o título, mantener todos los documentos juntos por empleado o proyecto, etc. Por el contrario, la metodología de gestión de registros está impulsada por el contexto. Los administradores de registros se preocupan más por los tipos de documentos (registros de seguros, solicitudes de empleo, etc.) que por las palabras escritas en los documentos reales. Como resultado, los cronogramas de retención son el catalizador para la actividad relacionada con los registros, ya que los diferentes tipos de registros deben conservarse durante diferentes períodos de tiempo y en diferentes condiciones. Para obtener una descripción general de cómo la administración de documentos puede ayudar a su organización a optimizar las operaciones, vea nuestro seminario web, ECM 101: Introducción a las funciones de administración de documentos. Descubra cómo prepararse para una auditoría, proteger registros confidenciales en toda la empresa y más en nuestro libro electrónico, La guía definitiva para la gestión de registros electrónicos.