Digitalizar sus registros en papel puede parecer una tarea gigantesca, pero con el software de administración de documentos, no solo es manejable, sino que podrÃa mejorar enormemente la forma en que opera su negocio.
Un sistema de gestión de documentos (DMS) puede marcar una diferencia significativa en el funcionamiento fluido de su empresa. Hace que capturar, digitalizar y etiquetar documentos sea rápido y fácil, lo que le brinda tiempo para concentrarse en las áreas más urgentes de su negocio. Un buen DMS aumentará en gran medida la eficiencia de su negocio y puede proporcionar valiosos beneficios adicionales, como mayor seguridad, colaboración y cumplimiento normativo automatizado.
Al decidir qué servicio de DMS es adecuado para usted, céntrese tanto en las caracterÃsticas que necesita ahora como en las que puede desear en el futuro a medida que crezca su negocio.
¿Qué es un sistema de gestión documental?
Un sistema de administración de documentos es un software que proporciona una forma automatizada de almacenar, administrar y rastrear documentos electrónicos e imágenes electrónicas de documentos en papel. DMS comenzó como una forma de convertir documentos en papel en documentos digitales, razón por la cual un DMS a veces se puede llamar un archivador electrónico , pero un DMS tiene muchas caracterÃsticas más sofisticadas en estos dÃas.
Un sistema de gestión de documentos se puede utilizar para capturar, distribuir y realizar un seguimiento de los documentos y para gestionar los flujos de trabajo de los canales, los sistemas de salida y los sistemas de recuperación de información. Obtenga más información sobre las principales opciones en DMS .
Nota del editor: ¿Busca un sistema de gestión de documentos para su negocio? Complete el cuestionario a continuación para que nuestros socios proveedores se comuniquen con usted acerca de sus necesidades.
Tipos de sistemas de gestión documental
No todos los sistemas de gestión de documentos son iguales. "DMS" es un término amplio que representa varias capacidades de software diferentes. Su tipo de negocio y sus necesidades de productividad determinan el mejor DMS para su empresa.
Estas son las ofertas de DMS que puede elegir para su negocio:
Sistema de administración de contenido: este tipo de DMS está diseñado para administrar cualquier tipo de contenido que produzca su empresa. Puede cargar y compartir una variedad de medios a través de un CMS, incluidos videos, clips de audio, texto e imágenes. El CMS ayuda a las empresas a crear y cargar contenido directamente en sus sitios web. Los ejemplos de un CMS incluyen WordPress y Drupal.
Sistema de administración de registros: este tipo de DMS suele ser necesario para los consultorios médicos, ya que almacena y administra registros confidenciales de acuerdo con las normas federales de cumplimiento aplicables, incluidas las leyes HIPAA.
Sistema de archivo digital: una empresa normalmente necesita este tipo de DMS al convertir registros en papel a digitales. El programa deberÃa permitirle guardar texto e imágenes de papel a un formato digital a través de una función de escaneo.
Sistema basado en la nube: en esta categorÃa, el DMS opera a través de un sistema de computación en la nube. Todos los archivos se almacenan en la nube y están protegidos en caso de falla de la red. Los sistemas en la nube permiten niveles más altos de almacenamiento de documentos y acceso ilimitado de usuarios.
Sistema de servidor privado: en lugar de un programa en la nube, puede elegir un DMS alojado en un servidor privado ubicado en las instalaciones de su empresa. Su empresa es responsable de la seguridad y la gestión de la red DMS.
¿Cómo funcionan los sistemas de gestión documental?
Las tres funciones principales de un sistema de gestión de documentos son capturar, almacenar y distribuir documentos. Asà es como lo hace.
1. Captura de documentos de cualquier fuente
Un sistema de gestión de documentos debe ser capaz de capturar un documento de cualquier fuente, ya sea papel, correo electrónico, aplicaciones de CRM o informes, de modo que el documento pueda indexarse ​​para buscarlo fácilmente más adelante. La indexación es una forma de clasificar un documento agregando términos a sus metadatos, como etiquetas, números de pedido o información del cliente. La captura de documentos varÃa según el tipo de documento que intenta capturar.
Documentos en papel: los escáneres de alta velocidad se utilizan normalmente para documentos en papel. El DMS toma documentos del escáner y luego se puede agregar la indexación a mano o mediante una integración de planificación de recursos empresariales (ERP), reconocimiento óptico de caracteres (OCR) zonal o código de barras.
Correos electrónicos: al ser el correo electrónico una parte clave de los negocios diarios, la capacidad de capturar y almacenar documentos de correo electrónico es vital. Con un DMS, puede crear una configuración para importar automáticamente mensajes de correo electrónico o archivos adjuntos a la carpeta especÃfica de su elección.
Aplicaciones externas: también puede tener aplicaciones externas, como gestión de relaciones con los clientes (CRM) o software ERP, que producen documentos que necesita almacenar. Un DMS le permite importar fácilmente estos documentos, luego enrutarlos o compartirlos con otros en su organización.
2. Almacenamiento central de documentos
El almacenamiento adecuado de documentos es la segunda parte más importante de un DMS. Tener todos sus documentos almacenados en una ubicación central permite que todos los empleados que necesitan acceso a los documentos, tanto estáticos (documentos que su empresa crea todos los dÃas, como facturas) como dinámicos (páginas web, formularios y correos electrónicos), puedan acceder a ellos de forma rápida y sencilla.
El almacenamiento central también ayuda a proteger sus documentos de errores e intenciones maliciosas. Un DMS generalmente viene con control de versiones, que rastrea los cambios realizados en un documento e identifica quién los hizo. También puede establecer permisos para controlar quién tiene acceso a qué documentos y quién puede realizar qué tipos de cambios.
3. Recuperación y distribución de documentos
El tercer aspecto más importante de un DMS es la capacidad de recuperar y distribuir documentos fácilmente. Un DMS le permite buscar una palabra clave en cualquier documento y mostrarla rápidamente. Aquà es donde entra la importancia de una indexación exhaustiva.
Luego podrá enviar documentos de la manera que necesite, como por correo electrónico o protocolo de transferencia de archivos (FTP), y automatizar flujos de trabajo y procesos comerciales manuales. Por ejemplo, puede integrar su DMS con su ERP, configurándolo para que cuando un pedido se origine en su ERP, active un flujo de trabajo en su sistema de gestión de documentos que mueve el pedido a través de un proceso de aprobación y cumplimiento automáticamente.
¿Para qué se utilizan los sistemas de gestión documental?
Los sistemas de gestión de documentos organizan, protegen, digitalizan e indexan automáticamente los documentos de su empresa, facilitando el acceso, la edición y el intercambio.
Muchas empresas han pasado de los servicios tradicionales de archivo en papel a DMS porque un sistema automatizado ahorra tiempo, dinero y espacio. Un DMS también elimina la necesidad de múltiples programas para manejar su flujo de trabajo, ya que todas las funciones necesarias se encuentran en una sola interfaz.
¿Cuáles son las caracterÃsticas clave de un sistema de gestión de documentos eficaz?
Cuando busque un DMS, debe estar atento a varias caracterÃsticas clave.
Control de versiones: también conocido como control de versiones, el control de versiones permite a los usuarios salvaguardar y realizar un seguimiento de los cambios realizados en los documentos dentro de su DMS. El control de versiones garantiza que todas las ediciones nuevas se rastreen y guarden, y que las versiones anteriores de los documentos se archiven en el sistema como referencia.
Integración: muchos sistemas de administración de documentos se integran con programas de correo electrónico como Microsoft Outlook, pero si su empresa utiliza una aplicación CRM o una base de datos ERP, debe buscar un DMS que también se integre con estos programas, ya que esto hará que su vida diaria sea mucho más fácil. . Puede usar el software DMS que no se integra con su CRM o ERP, pero esto puede limitar sus capacidades de flujo de trabajo, ya que el software compatible le permite acceder, editar, respaldar y monitorear documentos creados dentro de su CRM o ERP.
Soporte de cumplimiento normativo: si opera en una industria regulada, es posible que desee elegir un DMS que ofrezca soporte de cumplimiento normativo para su industria, como HIPAA, Sarbanes-Oxley, Buenas prácticas de fabricación actuales de la FDA o ISO 9000/9001. Esta capacidad puede brindarle a su empresa una protección invaluable y tranquilidad mientras procesa documentos crÃticos o confidenciales.
Escalabilidad: cuando elija un DMS, intente mirar más allá de sus necesidades actuales para ver qué funciones avanzadas puede desear a medida que crece su negocio. Es importante elegir un software que pueda crecer con su negocio para que no tenga que cambiar de software más adelante.
Seguridad y recuperación ante desastres: es vital encontrar un software que priorice la seguridad y proteja su información y archivos, ya que una violación de datos o un problema de almacenamiento podrÃa ser desastroso para su negocio. Busque un proveedor con un plan establecido y flexible que pueda adaptarse a sus necesidades únicas.
Facilidad de uso: debido a que es probable que los empleados de todas las áreas de su negocio utilicen el DMS a diario, debe ser fácil de usar y experimentar poco o ningún tiempo de inactividad. Todos en su empresa deberÃan poder acceder, administrar y navegar fácilmente por los archivos necesarios.
Colaboración: su DMS debe facilitar que los usuarios compartan y colaboren en documentos. Busque herramientas como edición en vivo, uso compartido de archivos, complementos y restricción de acceso.
Escaneo: un DMS debe tener la capacidad de escanear y guardar cualquier archivo en papel y registros que su empresa tenga en las instalaciones. Una vez cargado el archivo, el sistema lo convierte a formato DOC, PDF o JPG.
Archivado: no todas las opciones de DMS ofrecen almacenamiento ilimitado. Dé preferencia a los sistemas que pueden archivar archivos automáticamente después de un perÃodo de tiempo determinado. El archivado también lo ayuda a ubicar los archivos más oportunos en el sistema.
Gestión de inventario: con capacidades ampliadas, el DMS también podrÃa ayudarlo a rastrear y reemplazar cualquier inventario para su negocio. Los programas en la nube incluso permiten que diferentes ubicaciones compartan detalles de inventario.
¿Cuánto cuesta el software de gestión de documentos?
El precio de los servicios de administración de documentos depende del tipo de alojamiento y cuántas personas en su empresa necesitarán acceso. Los dos tipos principales de alojamiento están basados ​​en la nube y en las instalaciones.
Basado en la nube: el software de gestión de documentos basado en la nube es una opción cada vez más popular. Por lo general, es más flexible y cobra una suscripción mensual, que oscila entre $30 y $250 por mes. Con planes basados ​​en la nube, busque soporte técnico incluido y actualizaciones periódicas.
En las instalaciones: los sistemas de administración de documentos en las instalaciones generalmente tienen una tarifa inicial única más una suscripción anual para soporte técnico y actualizaciones. Estas tarifas promedian alrededor de $ 1,000 por usuario más la tarifa de suscripción anual de alrededor del 20% del costo inicial.
¿Cuáles son los beneficios de utilizar un sistema de gestión de documentos? Un DMS deberÃa hacer que su trabajo sea más fácil y eficiente, ahorrándole a usted y a sus empleados horas de tareas repetitivas y la frustración de no encontrar los documentos que necesita. Estos son algunos de los muchos beneficios de usar un sistema DMS. Más tiempo para dedicarlo a otro trabajo. Si actualmente utiliza un sistema de gestión de documentos manual o en papel, se está perdiendo horas que podrÃa dedicar a asuntos más urgentes de su negocio. Un DMS automatiza muchos aspectos de la gestión de documentos, quitándole esa responsabilidad de las manos. seguridad del documento
A medida que el mundo continúa volviéndose digital, mantener su información y documentos seguros se convierte en una prioridad más alta. Los sistemas de administración de documentos tienen controles de acceso y seguridad incorporados para que pueda controlar exactamente quién puede acceder a qué documentos, asà como rastrear y ver toda la actividad en un documento determinado. En caso de desastre, como un incendio o una inundación, sus archivos se almacenan de forma segura en la nube, lejos de daños fÃsicos. Fácil escalado
Un DMS es más flexible que un sistema tradicional de archivo en papel. Crece fácilmente junto con su negocio y puede ajustar su sistema de indexación con unos pocos clics. También reduce la necesidad de espacio de almacenamiento fÃsico para archivos y documentos en papel. Mejor cumplimiento normativo
Los requisitos de cumplimiento para muchos documentos comerciales pueden ser complejos y exigentes. Un DMS puede ayudarlo a evitar multas, licencias revocadas o incluso responsabilidad penal al automatizar documentos clave para cumplir con los requisitos. Por ejemplo, HIPAA y Sarbanes-Oxley tienen regulaciones estrictas de seguridad y polÃticas con respecto a documentos y registros ; un DMS seguirá automáticamente esas pautas por usted.
Recuperación de documentos rápida y fácil
Buscar el documento correcto cuando tiene que revisar el valor de todo un negocio puede ser difÃcil y llevar mucho tiempo, e incluso puede costarle dinero. PricewaterhouseCoopers estimó que el proceso de encontrar un documento perdido puede costarle a una empresa una media de 122 dólares , y el 7,5 % de todos los documentos acaban perdiéndose. La indexación adecuada le permite encontrar un documento en cuestión de segundos y también permite a los empleados acceder de forma remota a los documentos que necesitan.
Colaboración mejorada Un DMS facilita el intercambio de información y la colaboración, lo que permite que los documentos de diferentes fuentes sean accesibles desde múltiples ubicaciones. Puede compartir documentos, monitorear flujos de trabajo, otorgar o denegar acceso a ciertos documentos y ver qué