El mejor software de gestión de documentos

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¿Qué es el software de gestión de documentos? El software de administración de documentos (DM) abarca una amplia gama de características y funcionalidades, muchas de las cuales son críticas para administrar un negocio de manera efectiva. Muchas pequeñas y medianas empresas (PYMES), como firmas legales, firmas creativas u organizaciones de medios y publicaciones, tienen como objetivo dejar de usar papel y están buscando la herramienta adecuada para hacerlo. Las empresas generan una gran cantidad de datos independientemente, por lo que elegir un sistema DM confiable y escalable es clave para optimizar y automatizar los flujos de trabajo. Para las PYMES, un sistema DM eficiente puede mejorar el rendimiento general por varias razones. La razón más básica es tener un lugar para almacenar y organizar documentos. El control de versiones, los flujos de trabajo, los permisos de acceso, las copias de seguridad y la protección de datos también pueden gestionarse mediante una solución de DM. Es el punto de partida para almacenar, asegurar y compartir varios documentos comerciales. La capacidad de clasificar datos es otra capacidad de DM que puede cambiar por completo la forma en que su organización mapea sus flujos de trabajo. Con todo ese poder, no sorprende que los proyectos de ingresos mundiales para DM y sistemas de administración de contenido empresarial (ECM) estén aumentando constantemente, como se muestra en el gráfico a continuación de la firma de investigación de mercado, Statista . Puedes confiar en nuestras reseñas Desde 1982, PCMag ha probado y calificado miles de productos para ayudarlo a tomar mejores decisiones de compra. ( Lea nuestra misión editorial .) Ingresos mundiales de ECM, 2017-2027 (miles de millones de dólares) Además de la nueva eficiencia, los sistemas DM también pueden actuar como herramientas de colaboración, que combinan nuevas formas de comunicación con la misma atención que se presta a las necesidades reglamentarias legítimas. Para empezar, el almacenamiento de archivos tradicional hace que la seguridad sea difícil de administrar y mantener. Si bien hay ciertas capacidades disponibles para establecer permisos en un archivo o carpeta, estos permisos pueden degradarse rápidamente o anularse por completo simplemente moviendo archivos de una carpeta a otra. El seguimiento de los cambios en un documento almacenado en una carpeta compartida en un servidor corporativo es casi imposible para los usuarios, al igual que el mantenimiento y la evaluación de un registro de auditoría. Incluso en términos de colaboración, se pueden obtener mejoras significativas simplemente alejándose del uso compartido de archivos corporativo tradicional. Y seamos claros: cuando hablamos de DM en este resumen de revisión, nos estamos enfocando en los sistemas de DM que pueden ofrecer administración de archivos de nivel empresarial, incluido el enrutamiento, la retención y, a veces, incluso soporte para el manejo de archivos en papel, incluido el almacenamiento externo y el seguro. . Si simplemente está buscando almacenamiento en línea en la línea de Dropbox Business o Google Drive for Work, entonces puede leer nuestras reseñas de esos productos en nuestro mejor resumen de proveedores de almacenamiento y uso compartido de archivos. Almacenamiento y colaboración Incluso en su forma más básica, un sistema DM debe poder almacenar documentos en una amplia variedad de tipos de archivos, aunque debe verificar cuidadosamente los requisitos de su organización a este respecto y compararlos con cualquier sistema potencial antes de comprar. Incluso hoy en día, hay algunos tipos de archivos propietarios, especialmente en aplicaciones de línea de negocio (LOB) personalizadas, que no todos los sistemas DM pueden admitir. Aparte de eso, el sistema DM también debe proporcionar herramientas para organizar estos archivos y encontrar aquellos que cumplan con ciertos criterios definidos por el usuario, con una cantidad mínima de esfuerzo o recursos del sistema. La mayoría de las veces, esto vendrá en forma de una función de "búsqueda inteligente"; esta es otra característica clave que debe probar durante su fase de evaluación. Las capacidades como las etiquetas y los campos clave personalizables son importantes para encontrar archivos después de que su ubicación de almacenamiento haya desaparecido de la memoria corporativa. Algunas soluciones, como Microsoft SharePoint Online, brindan funciones que clasificarán o etiquetarán automáticamente los documentos según las reglas que configure. Esto no solo mejora la confiabilidad de los datos detrás de sus documentos, sino que también mejora las probabilidades de que los usuarios puedan rastrear los documentos que necesitan. Muchos de los sistemas de DM que revisamos incluyen cierta cantidad de almacenamiento en la nube en línea, como Adobe Document Cloud Standard, Ascensio System OnlyOffice y Microsoft SharePoint Online. Sin embargo, no debe considerar esto como un criterio de compra clave porque el almacenamiento es la parte fácil. Para la mayoría de las organizaciones, este no será el factor más importante al evaluar un sistema DM. Los esfuerzos de colaboración, como compartir documentos, ver cambios (como en un historial de revisión organizado) o trabajar simultáneamente en un documento con otro usuario (disponible tanto en Ascensio System OnlyOffice como en Microsoft SharePoint Online), son el tipo de capacidades que mejorarán su eficiencia de los equipos. Otro escenario común es la integración de su sistema DM con otras aplicaciones comerciales. Debido a que manejan documentos, que a menudo son fundamentales para muchos procesos comerciales, los sistemas DM pueden actuar como el eje de otros procesos comerciales al alimentar sus datos y funcionalidades en otras aplicaciones. El contenido web se puede crear, editar y procesar en algunos de estos sistemas, y luego monitorear o incluso publicar a través de un sistema de automatización de marketing . Otro escenario común es la integración de una solución de DM de front-end con una solución de almacenamiento y uso compartido de archivos empresariales de back-end diferente o personalizada ; los ejemplos incluyen Egnyte o Microsoft OneDrive for Business . Esto se puede hacer simplemente porque otros datos de la empresa se encuentran en ese repositorio o porque el servicio dedicado ofrece mejores características de seguridad, particularmente en lo que respecta al control de acceso y el cifrado de archivos. Si esto puede ser importante para usted, entonces su fase de evaluación deberá centrarse en las integraciones prediseñadas que ofrece un proveedor potencial, así como en la utilidad de su interfaz de programación de aplicaciones (API), o si tiene una. Como siempre, si puede probar antes de comprar, entonces esa es la mejor manera de hacerlo. La mayoría de estos proveedores ofrecen al menos una prueba gratuita de 14 días, mientras que muchos ofrecen 30 días completos. Algunos proveedores incluso ofrecen un nivel gratuito, aunque generalmente se entrega con un bajo número de usuarios y funciones limitadas, lo que puede frustrar el propósito de evaluar el sistema. Aprobaciones, uso compartido y firmas Hay escenarios en los que una empresa creará un documento solo para tenerlo. Pero, en la mayoría de los casos, los documentos están destinados a ser compartidos y, por lo general, se comparten con frecuencia. Por lo tanto, un área de enfoque para cualquier sistema de DM deberían ser las herramientas que proporciona para manejar dichos archivos. Como mínimo, estas capacidades existen para agilizar esta comunicación y mejorar los retornos, ya sea desde una perspectiva de eficiencia o del cliente. En algunos casos, estas herramientas de comunicación también admiten el seguimiento de las comunicaciones y la elaboración de informes sobre ellas a lo largo del tiempo; esta es una característica que puede ser particularmente crítica para los documentos que tienen repercusiones legales o de cumplimiento. Desde la perspectiva del flujo de trabajo, poder enrutar tipos específicos de documentos al personal que necesita completarlos o aprobarlos es un nivel básico de funcionalidad. Representar el documento en un formato editable que se vuelve definitivo en un tipo de archivo no editable, como PDF, es otra buena característica. Finalmente, las firmas electrónicas se han convertido en un requisito más común en muchos escenarios comerciales, no solo para finalizar compromisos con socios o clientes, sino también para verificar el flujo de trabajo entre el personal interno. Algunos sistemas de DM, como Adobe Document Cloud Standard, tienen incorporada la funcionalidad de firma electrónica, mientras que otros necesitan integrar esa funcionalidad desde una fuente externa. Cualquiera que sea el método, evaluar un sistema de DM a menudo requerirá que usted determine tanto la implementación como la funcionalidad, así que asegúrese de preguntarle a un representante de ventas sobre esto durante la demostración de su producto. Las funciones de colaboración también son importantes. Tener una opción de entrada y salida que bloquea el acceso cuando un usuario ha descargado un archivo evita la superposición de edición y podría resultar un salvavidas. El historial de versiones es una excelente manera de rastrear quién ha editado archivos y cuándo, y poder volver a una versión anterior si el archivo se corrompe o si se introducen errores. Algunos programas requieren la integración con Microsoft Office 365 o Google Drive for Work para editar documentos en línea, mientras que otros proporcionan sus propios kits de herramientas de publicación de documentos y procesamiento de textos para el mismo propósito. Cumplimiento y Seguridad La seguridad es motivo de preocupación para cualquier negocio y, a menudo, es lo más importante cuando se buscan y evalúan nuevas soluciones comerciales. Es posible que las PYMES y las nuevas empresas no vean una necesidad inmediata de cumplimiento o preocupaciones legales, pero vale la pena pensar en el futuro. Los sistemas que pueden crecer con las necesidades de una empresa con permisos básicos, así como funciones de control de versiones, tendrán la ventaja. Considere una solución que pueda adaptarse a los requisitos de cumplimiento en el futuro. Invertir en funciones avanzadas y redundantes de seguridad y respaldo solo puede ayudar a preparar su negocio para el futuro. Las empresas con preocupaciones legales o de cumplimiento, incluidas las firmas financieras, las entidades gubernamentales, los consultorios médicos y las escuelas, realmente querrán centrarse en la seguridad como criterio principal. Las funciones de seguridad más avanzadas, como los registros de auditoría, las capacidades de permisos avanzados o las herramientas de autenticación empresarial, como la autenticación multifactor (MFA) o la integración con un sistema de administración de dispositivos, son menos características "agradables de tener" e incluso deberían ser considerado obligatorio en algunos casos. La retención de archivos es otra área relacionada con la seguridad que admiten la mayoría de los sistemas DM que hemos revisado, aunque las herramientas y características relacionadas con la retención de archivos varían entre las diferentes plataformas. Muchas empresas deben mantener registros legalmente durante un período de tiempo predeterminado. Su sistema DM debe proporcionar herramientas para evitar la eliminación permanente de archivos. Idealmente, le ofrecería una solución de archivo para facilitar la identificación adecuada de archivos obsoletos sin comprometerlo legalmente. Las consideraciones de cumplimiento deben ser parte de la evaluación de todos los aspectos de su sistema DM. En los casos en que se manejen documentos que contengan información del paciente o de otro cliente o en los que estén en juego otros factores de cumplimiento, las funciones de colaboración deben administrarse con mucho cuidado. Muchos sistemas DM pueden evitar que los usuarios compartan archivos con usuarios externos (Ascensio System OnlyOffice y Microsoft SharePoint Online) o que los guarden en un dispositivo móvil. Microsoft SharePoint Online lleva esto un paso más allá de la competencia al ofrecer conjuntos de reglas que se adaptan al cumplimiento, con leyes y reglamentos específicos basados ​​en la geografía. Microsoft también tiene la ventaja de poder ofrecer funciones de protección de datos a nivel de sistema operativo (SO), como controles de acceso establecidos a nivel individual y de grupo, y especialmente cifrado de datos. Pero, si bien Microsoft puede ofrecer estas funciones en gran parte debido a su sistema operativo Windows, esa no es la única forma en que la empresa puede ofrecer estos beneficios; tampoco es la única forma en que su competencia puede ofrecerlos. Mientras tanto, soluciones como Adobe Document Cloud Standard ofrecen cumplimiento con regulaciones como la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos (HIPAA) y la Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia (FERPA), que protege los registros educativos de los estudiantes. Asegúrese de preguntar cómo un posible sistema DM puede ofrecer características de seguridad avanzadas y descubrirá que algunos las entregarán a través de cualquier sistema operativo que admitan, mientras que otros se integrarán con otras plataformas comerciales de back-end para las mismas capacidades. Una vez que haya definido el cómo, asegúrese de evaluar qué tan bien funcionarán estas medidas en su entorno empresarial particular. Eficiencia e Integración A nadie realmente le gusta una herramienta si su único propósito es simplemente mantener el cumplimiento y brindar supervisión a la administración. Por lo tanto, idealmente, su sistema DM también hará que las tareas relacionadas con DM sean más fáciles y eficientes. Las herramientas de automatización son un área en la que un sistema DM puede facilitarle la vida. En algunos casos, estas herramientas están relacionadas con un flujo de trabajo, aunque cada sistema implementa el flujo de trabajo de manera diferente. La integración con otros sistemas comerciales, ya sea un sistema financiero, una base de datos o un proveedor de almacenamiento en la nube, puede aumentar la eficiencia y la precisión de varias maneras. Un sistema de DM que revisamos puede incluso tomar documentos escaneados, dividirlos automáticamente en registros separados, realizar reconocimiento óptico de caracteres (OCR) en los documentos y luego producir archivos de salida basados ​​en el contenido del documento. Estos pueden luego ser importados a otros sistemas para eliminar la doble entrada. La mayoría de estos servicios también tienen aplicaciones móviles que ofrecen una funcionalidad limitada o casi completa. Idealmente, debería haber aplicaciones tanto para Android como para iOS para que sus empleados puedan tener acceso móvil independientemente de su dispositivo. Busque funciones en la aplicación, como edición y creación de documentos y uso compartido de archivos. Ascensio System OnlyOffice y Microsoft SharePoint Online ofrecen no solo aplicaciones para iOS, sino también versiones para Android y Windows Mobile. Microsoft SharePoint Online también tiene una interfaz de usuario móvil (UI) que funcionó bien en nuestras pruebas e incluso incluye una opción para cambiar entre las vistas de escritorio y móvil. Allí, puede abrir documentos, cargar archivos y agregar carpetas. Adobe Document Cloud Standard tiene aplicaciones móviles para tabletas y teléfonos con Android, iOS y Windows. Puede ver y firmar documentos, e incluso tomar fotos de formularios y luego completarlos en su dispositivo. Dentro de Document Cloud Standard, Adobe ahora ha agregado la capacidad de editar archivos PDF desde tabletas iOS y Android. Las funciones táctiles simplifican esta funcionalidad. Dentro de un PDF, los usuarios pueden cambiar el texto, formatear y editar, así como rotar y cambiar el tamaño de las imágenes. Los controles administrativos también son importantes en un sistema DM. Si bien la mayoría de los servicios para compartir archivos le permiten establecer permisos en archivos o carpetas particulares, es posible que los administradores también deseen establecer permisos globales para los usuarios. Por ejemplo, un administrador puede querer restringir que algunos usuarios puedan borrar archivos. Otros controles de administración incluyen la capacidad de eliminar el acceso de un usuario a algunos o todos los archivos (como cuando un empleado deja la empresa o cambia de departamento) y la capacidad de cambiar la propiedad de un archivo por la misma razón. Compatibilidad y Servicio al Cliente El servicio y soporte al cliente es un elemento muy importante incluso si el sistema DM es fácil de usar. Los mejores sistemas ofrecen ayuda en vivo en forma de llamadas telefónicas o chat web; el correo electrónico también es un buen recurso para problemas o preguntas que no son urgentes. Incluso es posible que pueda programar una llamada telefónica con soporte para que no tenga que esperar en espera. Para problemas pequeños o para cuando todavía está aprendiendo a usar las funciones, es necesario acceder a la documentación completa en línea y las demostraciones en video son aún mejores. Otras características importantes incluyen búsqueda avanzada y preguntas frecuentes organizadas. Si está invirtiendo en un sistema DM para administrar gran parte de su negocio, entonces tiene sentido proteger esa inversión evaluando las opciones de soporte para ese sistema. En la mayoría de los casos, los sistemas de DM que se basan principalmente en la nube vienen automáticamente con algún nivel de soporte. Los sistemas que están diseñados para implementarse dentro de su centro de datos corporativo generalmente requerirán un acuerdo de soporte, generalmente con un costo anual adicional. En cualquier caso, debe considerar los costos de soporte al evaluar sus opciones. Por último, la compatibilidad también es importante. Estamos tratando con aplicaciones web aquí, así que, a menos que las esté emparejando con un software de escritorio, no hay mucho de qué preocuparse en comparación con cuando usa otros tipos de software. Sin embargo, la compatibilidad del navegador, la compatibilidad con API y los formatos de archivo siguen siendo consideraciones importantes, incluso hoy en día. Verifique que el software funcione bien en su navegador web preferido, especialmente si su negocio depende de múltiples aplicaciones web para funcionar. Además, admitir solo un navegador puede ayudar a mantener la cordura de su personal de TI. Además, realice una auditoría de documentos para averiguar qué formatos de archivo utilizan sus empleados día a día y preste especial atención a los archivos producidos por cualquier software personalizado que su organización pueda estar utilizando. Una vez que tenga una lista, vea si puede eliminar cualquier formato esotérico y en su lugar consolidar a formatos de archivo más estándar, como DOCX de Microsoft Office y PDF de Adobe. Estos formatos son estándares de facto y puede ahorrarse algunos dolores de cabeza confiando en ellos. Si está atascado usando un formato propietario, entonces no le dé poca importancia. Asegúrese absolutamente de que cualquier sistema potencial pueda manejar estos archivos, no solo en términos de almacenamiento o enrutamiento, sino también como parte de funciones avanzadas como firmas electrónicas y especialmente seguridad .