Los sistemas de gestión de documentos electrónicos (DMS) están diseñados para organizar archivos y registros comerciales de forma digital, ya sea que hayan comenzado en papel o hayan sido generados por aplicaciones de software. Los archivos en papel se convierten primero a formato electrónico mediante escaneo. Esto proporciona un medio de almacenamiento más compacto, acceso universal para la recuperación y niveles más altos de seguridad y privacidad de datos.
Un software de administración de documentos para toda la empresa, también conocido como almacenamiento de administración de contenido empresarial, controla los archivos digitales que se generan directamente a través de las aplicaciones, como las del paquete Microsoft Office (Word, Excel y PowerPoint), software de contabilidad, CAD, correo electrónico, y asÃ. Administrar (en lugar de simplemente almacenar) documentos permite un acceso más rápido y un mayor control sobre la información empresarial.
Los sistemas de gestión de documentos eliminan las necesidades de almacenamiento de papel
Para las empresas en general, la eliminación de la mayor parte de sus documentos y registros en papel eliminará inmediatamente los gastos materiales y laborales sustanciales.
Las empresas también se liberan de las limitaciones inherentes al papel como medio de almacenamiento de información. Para compartir o distribuir archivos en papel, estos deben estar duplicados. Para almacenarlos, las empresas deben dedicar una gran parte del área de su oficina o arrendar un espacio separado dedicado al almacenamiento fÃsico de archivos. Cuanto más personal y archivos estén repartidos por las ubicaciones, mayores serán los obstáculos de acceso.
Dado el gran gasto y la inconveniencia de los documentos en papel, mantenerlos en formato digital genera un aumento sustancial en la eficiencia y una disminución en los costos operativos.
Cinco componentes esenciales para los sistemas de gestión de documentos electrónicos
Las soluciones diseñadas para gestionar documentos electrónicos deben contener los siguientes componentes esenciales:
Importación : mecanismos para traer nuevos documentos al sistema, ya sean escaneos de imágenes de archivos en papel o archivos electrónicos previamente almacenados en un servidor o disco duro.
Almacenamiento : opciones para mantener los archivos del sistema a través del hardware de almacenamiento de datos, utilizando una o varias ubicaciones distribuidas.
Identidad : un esquema para indexar documentos con identidades discretas para una búsqueda y recuperación precisas.
Exportar : una forma de portar y/o eliminar elementos del sistema.
Seguridad : colocación de protección con contraseña en ciertos archivos de acuerdo con los controles de seguridad del usuario autorizado.
Valor a largo plazo de un sistema de gestión de documentos
Los sistemas de administración de documentos existen ante todo para organizar, almacenar y recuperar archivos de manera precisa y eficiente. Una vez que los documentos y los datos de la empresa residen en un sistema estructurado, se hacen posibles procedimientos de manejo de archivos más sofisticados.
Por ejemplo, debido a que la mayorÃa de los sistemas de gestión de documentos registran información sobre el historial de creación y modificación de documentos (es decir, un "rastro en papel" digital), los gerentes pueden consultar el sistema para evaluar el estado del progreso de los empleados o rastrear el historial de versiones anteriores.
Los sistemas de gestión de documentos y la gestión de contenido empresarial (ECM) ponen al alcance de su mano los volúmenes de información no estructurada que genera su empresa. Además, esos documentos permanecen archivados de forma segura.
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